آیا قوانین و آداب ایمیل ارسال کردن را می دانید؟
چگونه حرفه ای ایمیل بزنیم؟ چگونه حرفه ای ایمیل بنویسیم؟ قوانین و چهارچوب هایی که در ایمیل زدن باید رعایت کنیم چه مواردی است؟ اگر که با ایمیل زدن سر و کار دارید قوانین و مقرراتی برای ایمل زدن در سراسرز جهان وجود دارد که در اینجا به آن اشاره می نماییم.
۱- در بخش مربوط به موضوع (Subject) ، موضوع را روشن و صریح بنویسید.
غالبا مردم با توجه به موضوع ایمیل تصمیم می‌گیرند که یک ایمیل را باز کنند و یا خیر. موضوعی را انتخاب کنید که به خواننده القا کند که شما در این ایمیل به نگرانی ها و مسائل مربوط به کسب و کار فرد مقابلتان اشاره کرده‌اید.
۲-از یک آدرس ایمیل حرفه‌ای استفاده کنید
اگر برای یک شرکت کار می کنید، باید از آدرس ایمیل همان شرکت استفاده کنید. اما اگر از یک حساب ایمیل شخصی استفاده می کنید (حتی اگر شما برای خودتان مشغول به کار هستید) و یا فقط گاه به گاه از آن ایمیل برای مکاتبات مربوط به کار استفاده می‌کنید، باز هم حتما هنگام انتخاب آدرس ایمیل دقت نمایید.
همیشه آدرس ایمیلی را انتخاب کنید که در برگیرنده نام شما باشد و به این طریق گیرنده ایمیل را از این که چه شخصی آن ایمیل را ارسال کرده است آگاه سازید.
هرگز از آدرس ایمیل هایی که آنها را با توجه به ایام و القاب دوران مدرسه خود ساخته‌اید استفاده نکنید.( ایمیل‌هایی مثل beerlover@ و یا babygirl٬@) این دسته از ایمیل‌ها برای استفاده در محل کار مناسب نیستند. در حقیقت برای انتخاب آدرس ایمیل اصلا مهم نیست که چیزی را خیلی دوست دارید.
۳-قبل از این‌که دکمه پاسخ به همه (Reply All ) را فشار دهید، دوباره فکر کنید
هیچ کس دوست ندارد که همه ایمیل‌های ارسالی از ۲۰ نفر را که هیچ ارتباطی با او ندارند، را مطالعه کند.از فشردن دکمه “پاسخ به همه” (Reply All) اجتناب کنید، مگر در مواردی که واقعا نیاز می‌بینید که هم آٰن افراد باید در لیست ارسال شما باشند.
۴-در پر کردن بخش امضا یا مشخصه‌ی ایمیل (Signature) محدودیت‌هایی را رعایت کنید.
سعی کنید تا با پر کردن بخش Signature برخی از اطلاعات لازم را در اختیار گیرنده ایمیل‌هایتان بگذارید. به صورت کلی این اطلاعات می‌توانند شامل نام کامل شما ،سمت شغلی شما، نام محلی که در آن کار می‌کنید و اطلاعات تماسی از جمله شماره تلفن شما باشند. همچنین می توانید یک تبلیغ کوچک برای خودتان اضافه کنید، اما با سخنان اضافه و استفاده از آثار و جملات ادبی و هنری، بیشتر از اطلاعات مجازی که در بالا ذکر شد، پیش نروید.
در متن ایمیل خود نیز از همان فونت(مدل قلم)، اندازه تایپ و رنگی که در بخش Signature استفاه کرده‌اید، استفاده کنید.
۵-از یک سلام و شروع حرفه ای استفاده کنید
ماهیت خودمانی نوشته های شما نباید بر روی بخش سلام و مقدمه ایمیل شما تاثیر بگذارد. مثلا عبارت “هی چطوری” بسیار غیر رسمی است و معمولا نباید در محل کار استفاده شود، بهتر است مخاطب خود را در ابتدای ایمیل به صورت رسمی ذکر نمایید.
۶-هنگام استفاده از شوخی، محتاطانه عمل کنید
خیلی اوقات بدون دیدن حالت صورت و یا لحن صدای شخص، حالت طنز بودن گفته او می‌تواند یک جدی تصور شد. در یک مبادله حرفه ای، بهتر است که حتی استفاده از شوخی و طنز را کنار بگذارید، مگر این که کاملا به اخلاق شخص دریافت کننده ایمیلتان آشنایی داشته باشد. همچنین ممکن است تا چیزی که در نظر شما خنده دار است ، برای شخص دیگر اصلا خنده‌دار نباشد
۷-زیاد از علامت تعجب (!) و ... استفاده نکنید
گاهی اوقات افراد هنگام استفاده از علامت تعجب ذوق زده شده و در آخر عبارت خود تعداد زیادی علامت تعجب می‌گذارند و نتیجه می‌تواند بیش از حد عاطفی و آماتورانه به نظر برسد. علایم نگارشی باید به تعداد مناسب خود ، در نوشته استفاده شوند.
۸- به ایمیل‌هایتان پاسخ دهید – حتی اگر آن ایمیل صرفا برای شما ارسال نشده باشد
پاسخ دادن به همه پیام‌های ایمیلی که به شما ارسال شده است قطعا امری دشوار خواهد بود، اما باید تلاش خود را بکنید. حتی این سخن شامل زمانی که ایمیلی به طور تصادفی به شما ارسال شده است نیز می‌گردد. به خصوص اگر فرستنده آن ایمیل منتظر پاسخ آن ایمیل باشد. قطعا پاسخ دادن شما در این مورد امری ضروری نمی‌باشد، اما این کار نشان دهنده آگاهی شما از آداب و رسوم مکاتبات ایمیلی می‌باشد
۹- در ایمیل متن هر پیامتان را اصلاح و ادیت کنید
گیرنده ایمیل شما متوجه اشتباهات موجود در ایمیلتان خواهد شد و با توجه به شخص دریافت کننده، حتی ممکن است که او به خاطر این اشتباهات، شما را مورد قضاوت قرار دهد. به سیستم spell-checker ( سیستمی که املای کلمات را به طور اتوماتیک چک و پیش‌بینی و تصحیح می‌کند) اطمینان نکنید. ترجیحا قبل از ارسال، متن ایمیلتان را یک دور مطالعه کنید و حتی دوباره آن را با صدای بلند بخوانید.
۱۰- در آخر، آدرس ایمیل شخص گیرنده را بنویسید
قطعا دوست ندارید که به صورت تصادفی ایمیلتان را قبل از تکمیل نوشتن و تأیید متنتان ارسال نمایید. حتی زمانی که به یک پیام پاسخ می دهید، برای احتیاط بهتر است تا آدرس گیرنده را پاک کرده و تنها زمانی که مطمئن هستید پیام آماده ارسال است، آن را وارد نمایید.
دوباره چک کنید که نام گیرنده را صحیح انتخاب کرده باشید
۱۱-از فونت‌های کلاسیک و ساده استفاده کنید
استفاده از فونت‌های خنده‌دار و رنگی زمان و مکان لازم خود را دارد. برای مکاتبات تجاری، فونت ها، رنگ ها و اندازه های خود را کلاسیک و سایده انتخاب کنید.
قانون اصلی: خواندن ایمیل شما باید برای افراد دیگر آسان باشد. به طور کلی، بهتر است که سایزها ۱۰ تا ۱۲ برای فونتتان استفاده کنید و یک فونت آسان در خواندن را مانند فونت‌های برای نوشتار به زبان انگلیسی Arial، Calibri، یا Times New Roman انتخاب نمایید و نوشتار به زبان فارسی از زبان Tahoma، Bmitra ,... برای رنگ‌ها هم، بهترین انتخاب، رنگ مشکی است.
۱۲-حواستان به لحنی که ایمیل شما با آن خوانده می‌شود، باشد
همانطور که لحن طنز در خواندن و تفسیر یک نوشته ممکن است به چشم نیاید، لحن صحبت یک نوشته نیز، بدون دیدن شخص گوینده و شنیدن صدای او نیز ممکن است تا به اشتباه تفسیر شود. به این ترتیب ممکن است که منظور شما رک و رو راست صحبت کردن بوده باشد اما از چشم مخاطب این لحن به سادگی به معنای عصانیت و بی‌ادبی برداشت شود.
۱۳-هیچ چیز مطلقا قابل اعتماد نیست- پس بر طبق این قاعده، ایمیل بزنید
همیشه این قاعده کلی به خاطر بسپارید هر ایمیلی اثراتی از خود بر جای می‌گذارد.
یک قاعده اساسی این است که زمانی که ایمیل می‌زنید، فرض کنید دیگران نیز چیزی را که شما می‌نویسید نیز می‌بینند، بنابراین چیزی را که نمی خواهید همه ببینند، در ایمیل ننویسید. به بیان واضح‌تر: هرگز چیزی را که ممکن است سبب لطمه زدن به شما شود و یا باعث آزار دیگران شود را در ایمیل ننویسید. هر چه باشد forward کردن یک ایمیل (ارسال دوباره یک ایمیل) کاری آسان و در بعضی مواقع خطرناک است. پس بهتر است تا به جای این که بعدتر متاسف شوید، ایمنی را رعایت نمایید.